Privatlivspolitik

Hos Vest-El A/S behandler vi personoplysninger som led i vores daglige drift og kontakt med kunder, leverandører, samarbejdspartnere og ansøgere. Vi har fokus på at behandle personoplysninger ansvarligt og i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler.

I denne privatlivspolitik kan du læse, hvilke oplysninger vi behandler, hvorfor vi gør det, hvilket retsgrundlag vi anvender, og hvilke rettigheder du har.

Dataansvarlig og kontaktoplysninger
Vest-El er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager og behandler om dig.

Vest-El A/S
Nordhavnskaj 2
6960 Hvide Sande
Nordsøkaj 36
7680 Thyborøn
E-mail: info@vest-el.dk
Telefon: 96900900
CVR-nr.: 34876894

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os.

Hvad er personoplysninger?
Personoplysninger er oplysninger, der kan knyttes til dig som person, enten direkte eller indirekte. Det kan fx være navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, stilling eller andre oplysninger, som gør det muligt at identificere dig.

I visse tilfælde er det nødvendigt for os at behandle sådanne oplysninger for at kunne kommunikere med dig, levere en ydelse, indgå en aftale eller overholde lovgivningen. Hvis vi ikke modtager de nødvendige oplysninger, kan det betyde, at vi ikke kan opfylde vores aftale eller håndtere din henvendelse.

Hvordan beskytter vi dine oplysninger?
Vi arbejder løbende med at sikre, at dine personoplysninger behandles forsvarligt. Derfor har vi indført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som skal beskytte oplysninger mod tab, misbrug, uautoriseret adgang, ændring eller utilsigtet sletning.

Vi behandler alene personoplysninger, når der er et sagligt formål og et gyldigt behandlingsgrundlag, og vi bestræber os på altid at overholde principperne om lovlighed, rimelighed, gennemsigtighed, dataminimering og opbevaringsbegrænsning.

Hvis vi i nogle tilfælde behandler oplysninger på vegne af en anden virksomhed eller samarbejdspartner, sker det alene efter instruks fra den dataansvarlige og i henhold til en databehandleraftale.

Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?
Vi behandler personoplysninger i forskellige situationer afhængigt af, hvilken relation du har til os.

Kunder, leverandører og samarbejdspartnere

Når du er kunde, leverandør, samarbejdspartner eller kontaktperson hos en samarbejdspartner, kan vi behandle dine oplysninger for at:

  • kommunikere med dig,
  • administrere vores samarbejde,
  • registrere kontaktoplysninger i vores systemer,
  • levere aftalte ydelser,
  • håndtere bestillinger, fakturering og bogføring,
  • følge op på leverancer og kundeforhold,
  • opfylde krav i henhold til lovgivningen.

Behandlingen sker typisk på baggrund af:

  • databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, når behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale,
  • artikel 6, stk. 1, litra c, når behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse,
  • artikel 6, stk. 1, litra f, når behandlingen er nødvendig for at varetage vores legitime interesser, fx i forbindelse med kommunikation, administration og drift.

Når du søger job hos os
Hvis du søger en stilling hos Vest-El, behandler vi de oplysninger, du sender til os som led i rekrutteringsforløbet.

Formålet er at kunne vurdere, om du matcher den stilling, du søger, og om du har de kvalifikationer og kompetencer, vi søger.

Vi behandler de oplysninger, som fremgår af det materiale, du sender til os, fx:

  • ansøgning,
  • CV,
  • eksamensbeviser,
  • certifikater,
  • anbefalinger,
  • andre relevante bilag.

Hvis du deltager i en samtale, kan vi desuden registrere interne noter og vurderinger, som indgår i vores samlede bedømmelse af din ansøgning.

Vi beder dig om ikke at sende dit CPR-nummer, medmindre vi specifikt anmoder om det.

Det er kun relevante personer i virksomheden, som deltager i ansættelsesprocessen, der får adgang til din ansøgning og de oplysninger, du sender til os.

Vi behandler som udgangspunkt dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at kunne gennemføre en rekrutteringsproces og vurdere ansøgere til ledige stillinger, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

I relevant omfang kan behandlingen også være nødvendig for at gennemføre foranstaltninger forud for en eventuel ansættelse, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Hvis du søger en konkret stilling hos os, opbevarer vi som udgangspunkt din ansøgning og bilag i op til 6 måneder efter, at ansættelsesforløbet er afsluttet.

Det gør vi for at kunne dokumentere forløbet, hvis der efterfølgende skulle opstå spørgsmål eller indsigelser i relation til rekrutteringsprocessen.

Hvis vi ønsker at gemme din ansøgning længere med henblik på fremtidige stillinger, vil vi først bede om dit samtykke. Et sådant samtykke kan du altid trække tilbage.

Uopfordrede ansøgninger
Hvis du sender en uopfordret ansøgning til os, behandler vi dine oplysninger med det formål at vurdere, om din profil kan være relevant i forhold til en fremtidig stilling hos Vest-El.

Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Uopfordrede ansøgninger opbevares som udgangspunkt i op til 6 måneder fra modtagelsen og slettes derefter.

Hvis vi ønsker at opbevare materialet i længere tid, vil vi bede om dit samtykke inden da.

Sociale medier
Vest-El kan være til stede på sociale medier som fx Facebook, Instagram og LinkedIn.

Når du besøger eller interagerer med vores profiler på disse platforme, kan der i visse situationer være tale om fælles dataansvar mellem Vest-El og den enkelte platform, særligt i forhold til statistik og besøgsmønstre.

Det betyder, at både vi og den pågældende platform kan have indflydelse på behandlingen af visse personoplysninger. Vi anbefaler derfor, at du også læser privatlivsinformationen hos de sociale medier, du bruger.

Hvor længe opbevarer vi oplysninger?
Vi opbevarer ikke dine personoplysninger længere end nødvendigt. Hvor længe oplysningerne gemmes, afhænger af, hvorfor de er indsamlet, og om vi er forpligtet til at opbevare dem efter lovgivningen.

Som udgangspunkt gælder følgende:

  • Regnskabsoplysninger opbevares i overensstemmelse med bogføringsloven, hvilket normalt vil sige i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som materialet vedrører.
  • Oplysninger knyttet til aftaleforhold opbevares så længe det er nødvendigt for at administrere aftalen og håndtere eventuelle efterfølgende krav.
  • Ansøgningsmateriale opbevares som beskrevet i afsnittene ovenfor om jobansøgninger og uopfordrede ansøgninger.

Når oplysningerne ikke længere er nødvendige, bliver de slettet eller anonymiseret.

Videregivelse af oplysninger
I nogle tilfælde kan det være nødvendigt for os at dele personoplysninger med andre. Det kan eksempelvis være med:

  • leverandører af IT-systemer,
  • hosting- og supportleverandører,
  • bogholderi- og økonomisystemer,
  • revisor,
  • bank,
  • offentlige myndigheder, hvis vi er forpligtet til det.

Vi videregiver kun oplysninger, når der er et sagligt og lovligt grundlag for det.

Hvor eksterne leverandører behandler oplysninger på vores vegne, sker det på baggrund af en databehandleraftale, som sikrer, at oplysningerne behandles forsvarligt og kun efter vores instruks.

Overførsel til lande uden for EU/EØS
Som udgangspunkt behandler vi dine oplysninger inden for EU/EØS.

Hvis vi i særlige tilfælde anvender leverandører eller systemer, der medfører overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS, sørger vi for, at overførslen sker på et lovligt grundlag og med passende beskyttelse.

Det kan fx ske ved brug af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller andre anerkendte overførselsgrundlag i henhold til databeskyttelsesforordningen.

Dataminimering og opdatering af oplysninger
Vi bestræber os på kun at behandle de oplysninger, der er relevante og nødvendige i forhold til det konkrete formål.

Det er også vigtigt, at de oplysninger, vi behandler, er korrekte. Hvis dine oplysninger ændrer sig, eller hvis du bliver opmærksom på fejl, hører vi gerne fra dig, så vi kan rette oplysningerne.

Dine rettigheder
Efter databeskyttelsesreglerne har du en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger.

Du kan blandt andet have ret til at:

  • få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig,
  • få rettet urigtige oplysninger,
  • få slettet oplysninger, når betingelserne er opfyldt,
  • få behandlingen begrænset,
  • gøre indsigelse mod behandlingen,
  • få udleveret dine oplysninger i et maskinlæsbart format, hvor reglerne giver dig ret til det,
  • trække et samtykke tilbage, hvis behandlingen er baseret på samtykke.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os via de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor.

Vi besvarer din henvendelse så hurtigt som muligt og som udgangspunkt inden for 1 måned.

Klage
Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, har du ret til at klage til Datatilsynet.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
www.datatilsynet.dk